מדריך מעשי לתעדוף יעיל של הזמן שלכם,
המאפשר לכם להשיג תוצאות אופטימליות.
המציאות של העולם של היום היא שאנחנו צריכים להשיג תוצאות משמעותיות יותר בפחות זמן. אנחנו כל הזמן צריכים לתמרן בין הזמן שיש לנו, לבין האיכות והעלות, ומנסים לעשות זאת בסביבה המשתנה במהירות.
המטרה הסופית היא תוצאות ברמה הגבוהה ביותר ולכן אנחנו חייבים להגדיר סדרי עדיפויות ולפעול במהירות ובנחישות. כל אלה מחייבים ניהול זמן.
"זמן הוא המשאב הנדיר ביותר של כל המנהלים.
אם לא מנהלים אותו, לא ניתן לנהל שום דבר אחר." - פיטר דרוקר
ניהול זמן: כיצד לתעדף
המפתח הוא לייעל את ניצול הזמן שלכם, הן מבחינה מקצועית והן באופן אישי, באופן שיניב את התוצאות האידיאליות ביותר.
להלן מדריך קצר שנועד לסייע לכם לתעדף משימות ולעבוד ביעילות.
תעדו פעילויות מתוכננות: הכינו רשימה של כל מה שעליכם לבצע באותו היום ו/או השבוע על מנת להשיג תוצאות אופטימליות. רק לאחר שאנחנו יודעים לאן הולך הזמן שלנו, נוכל לתכנן כיצד לנהל את הפעילויות הללו.
קביעת יעדים מרכזיים: רישמו את המטרות העיקריות שלכם לאותו היום או השבוע.
שקלו להשתמש בעקרון 80/20: הקובע אילו 20% מהפעילויות יניבו 80% מהתוצאות, מה שיקרב אתכם ליעדים שלכם.
העריכו מה חשוב לעומת מה שדחוף: קבעו אילו פעילויות חשובות, הכרחיות, או אפילו דחופות. שימו לב כיצד משימות מסוימות משפיעות על אחרות ומה ההשלכות של אי השלמתן.
דירוג השתמשו במערכת דירוג כדי להתחיל לתכנן: למשימות "A" יש עדיפות גבוהה ויש להשלים אותן באופן מיידי. משימות "B" חשובות למדי אך ניתן לעשות אותן לאחר משימות "A". משימות "C" הן בעלות חשיבות ברמה נמוכה וניתן לבצע אותן בזמנכם הפנוי.
צרו לוח זמנים קבעו תאריכי יעד עבור כל פעילות והעריכו את הזמן הנדרש להשלמת כל פעילות. צרו לוח זמנים וחפשו את הזדמנויות לבצע ריבוי משימות. לדוגמה, האם אתם יכולים לחבר משהו בעדיפות נמוכה יותר עם משהו בעל חשיבות רבה יותר?
העריכו מחדש יעדים וצרו התאמות סקרו את המטרות שלכם, דמיינו את קו הסיום והתאימו לתכניות שלכם.
הסרה הסירו את המשימות שנמצאות בתחתית הרשימה ושבאופן מציאותי לעולם לא תספיקו לבצע.
______________________________________________________________________
מחפשים עוד מידע על ניהול זמן?
הנה עוד בלוג שפרסמנו בנושא: ניהול זמן להפחתת מתח ולחץ
אהבתם את הכתבה? לחצו על כפתור הלב שמופיע בתחתית
לא אהבתם? כתבו לנו בתגובות ונשמח לשמוע.
__________________________________________________________