שנתיים על הזום ולרוב האנשים כבר נמאס.
כמה פעמים שמענו אנשים אומרים שהם רוצים לחזור לפנים אל פנים כי כך אפשר ליצר קשר, להעביר מסרים, ליצר חיבור ולהשפיע בצורה טובה יותר מאשר באונליין. באונליין רבים אומרים, שאין חיבור, אנשים מתחבאים מאחורי המסכים המוחשכים, עסוקים במולטיטסקינג ותכל'ס זה מעייף יותר והרבה יותר מנותק.
צריך להיזכר שגם הפגישות פנים אל פנים לא תמיד גן של שושנים. לעתים הן מתישות, גם שם אנשים היו עסוקים בטלפון שלהם או במיילים ולא מרוכזים אחד בשני. אז איך אנחנו בכל זאת מנהלים פגישות אפקטיביות.
האונליין יהיה חלק משמעותי מהחיים שלנו גם בעתיד, ללא קשר לקורונה,
אז כדאי להפיק את המירב ממנו.
7 טיפים לניהול פגישות אונליין
צרו אג'נדה – כל פגישה צריכה להתחיל עם סדר היום (גם פנים אל פנים) – מה הולך להיות בפגישה וכמה זמן לכל נושא, להשאיר מקום גם למשתתפים להוסיף נושאים מטעמם ולהכניס ללו"ז במסגרת הזמן שנוצר או לקבוע למועד אחר. זה יכול להיות בכתב (עדיף) או בעל פה. באונליין קל מאוד להציג מול כולם ולקבל את האישור ללוח הזמנים כך שהפגישות הרבה יותר ממוקדות וגם מניבות תוצאות.
מוזמנים – לוודא שרק מי שרלבנטי באמת לפגישה יוזמן. כך נמנעים מלהעמיס זמן מיותר לצופים לא מחוברים וגם הדיון ענייני יותר.
משך הפגישה – ודאו שמשך הפגישה יהיה קצר ככל האפשר. לא חייבים לקבוע שעה, עדיף אפילו פחות. לעתים פגישה של חצי שעה או 45 דקות יהיו אפקטיביות הרבה יותר. דאגו גם להתחיל אותה בזמן ולסיים בזמן. כך גם אנשים יכבדו יותר את הפגישהו יהיו אחראים יותר לזמן ההופעה שלהם. (באונליין – אין בכלל סיבה לאחר). מנהלים! הוו דוגמא אישית.
מצלמה – כן, מי שבפגישה מדליק מצלמה (אלא אם יש בעית חיבור של מהירות). אם אין מצלמה, תדאגו עד הפגישה הבאה שיש. כמו שלא ננהל פגישה פנים אל פנים מבלי שיראו אותנו, אין סיבה להתנהל בפגישה אונליין מבלי שיראו אותנו.
טכני – בתחילת הפגישה – בדיקה מהירה אצל כולם ששומעים את כולם, שכל המערכות עובדות. רצוי שיהיה אדם אחד שאחראי על הצד הטכני מעבר למי שמנהל את הישיבה, כך שמי שמנהל את הישיבה יהיה ממוקד בישיבה ובאנשים ולא בצדדים טכניים. אם אתם משתמשים בכלים נוספים (Aannotate, חדרי פיצול, סימנים ועוד) תוודאו שהמשתתפים יודעים להשתמש בהם בהדגמה קצרה בזמן אמת.
מעורבות - דאגו להשתתפות פעילה כל הזמן – בין אם דרך הצ'אט, כתיבה על השקפים, דיבור וכו'. התגובות בדיבור צריכות להיות קצרות וממוקדות. אנשים נוטים להתנתק מהר יותר ולכן חשוב לוודא שכולם מעורבים כל הזמן. רצוי שיהיה אפילו נציג שאחראי להתייחס בצ'אט לנקודות שעלו. לבקש הערות, שאלות כל הזמן. חשוב גם להגיב למשתתפים ולמה שנכתב בצ'אט.
חדרי דיונים – קל מאוד היום לחלק את המשתתפים לדיון בזוגות או קבוצות על מנת להעלות רעיונות, לעומת הישיבה המלאה ואח"כ לבקש סיכום מכל קבוצה. מי שאחראי בצד הטכני – יכול לדאוג לסידור הקבוצות באופן מכוון או בצורה רנדומלית. בכל מקרה, כך אפשר לוודא שיש מעורבות גדולה יותר ובקבוצות קטנות, גם אנשים שנוטים לשתוק, יתבטאו יותר.
בונוס: אנרגיה – באונליין אנחנו חייבים להיות הרבה יותר אנרגטיים מאשר בפגישה פנים אל פנים – בערך 20-30%יותר – גם המערכת הטכנולוגית וגם המדיום משפיעים על רמת האנרגיה שעוברת אל שאר המשתתפים ולכן אנחנו צריכים לפצות על זה באנרגיה שלנו.
__________________________________________________________