אנחנו באמצע פגישה, הטלפון מצלצל –המספר לא מוכר ואנחנו לא יודעים מי מתקשר. מה אנחנו עושים? כמובן, עונים...
- הלו, מי זה?
- זה ....
- אה. סליחה, אנחנו באמצע פגישה, אפשר לדבר מאוחר יותר?
כמה טעויות אתם חושבים שעשינו כאן בשיחה הקצרה הזאת?
3 טעויות במענה לטלפון באמצע פגישה
אנחנו חושבים שישנם שלוש טעויות משמעותיות ביותר בסיטואציה כזו:
( אם יש לכם עוד אחד, רשמו בתגובות)
1. אתה לא כזה חשוב - אנחנו בפגישה והסיכוי הוא די טוב שקבענו את הפגישה מראש עם אותו אדם. באותו רגע שאנחנו עונים לטלפון אנחנו בעצם אומרים לו/לה:
"תשמע חביבי, יש מישהו שאנחנו לא יודעים מי זה, הוא לא קבע פגישה, אבל אותו אדם שאנחנו לא יודעים מי הוא, הוא יותר חשוב ממך, שאיתך קבענו פגישה ואיתך אנחנו יושבים עכשיו."
2. איבוד ריכוז ובזבוז זמן - אנחנו מאבדים ריכוז ברגע שענינו לטלפון. השיחה החדשה קוטעת את הרצף של הפגישה ואז צריך לחזור חזרה לחוט המחשבה שבו היינו. סיבה נוספת שמקשה עלינו לחזור בדיוק לאותה נקודת מחשבה? הראש שלנו עסוק בשאלה, "מה אותו אדם שחיפש אותנו, רוצה?"
3. איבוד אמון וחוסר מקצועיות – אוקיי, פעם אחת – קרה, קורה יקרה. אבל מה קורה אם אנחנו נוהגים כך באופן קבוע ומספר פעמים לאורך פגישה? מה חושב הצד השני על אותו אחד/אחת שלא מפסיקים לענות לטלפון באמצע פגישה – האם אתם הייתם מוכנים שינהגו בכם בצורה שכזאת?
למה אנחנו מרגישים כזה צורך דחוף לענות לטלפון כשאנחנו עסוקים במשהו אחר? האם יש חוק שמחייב אותנו לענות?
חשוב לציין, לא, אין חוק שקובע שכשהטלפון מצלצל, אנחנו חייבים לענות. אין חוק כזה.
מה עושים? כיצד ניתן להימנע מהמצב הזה?
4 כללים למיקוד וניהול פגישות בצורה אפקטיבית
הנה כמה כללים שיעזרו לנו לנהל פגישות אפקטיביות יותר, לנהל את הזמן טוב יותר ולפתח מערכות יחסים טובות יותר עם מנהלים, לקוחות ואנשים סביבנו ולחזק את האמון.
1. שימו את הטלפון בכיס או בתיק ובמצב השתק (גם הפוך על השולחן לא טוב)- כשאנחנו בפגישה חשוב לא להיות עם הטלפון ביד. אנחנו רוצים להראות לאנשים שאיתם אנחנו נפגשים שאנחנו שם בשבילם ומרוכזים בהם.
2. לא עונים לשיחות תוך כדי הפגישה
הנה כמה מקרים יוצאים מן הכלל לגבי כלל זה:
במידה ואנחנו באמת מצפים לשיחה שחשוב שנענה לה: ראיון עבודה, מילואים או כל דבר חשוב ביותר. במידה ואכן אנחנו מצפים לשיחה שכזאת - אנחנו צריכים לציין זאת מראש לאדם שאיתו אנחנו נפגשים, להתנצל מראש שאולי באמת נצטרך לענות לטלפון.
או, אם אנחנו צריכים להיות זמינים עבור אדם מסוים, או בן משפחה שבאמת חשוב שנענה לו תוך כדי פגישה – אז גם כאן נציין זאת מראש (אני כונן, הילדים שלי כרגע לבד בבית וכד').
3. לשים את הסחות הדעת בצד - ברגע שנשים את הטלפון בצד, נגלה עד כמה אנחנו יכולים להיות יעילים בפגישות, כשאנחנו מתמקדים רק בנושא אחד ללא הסחות.
4. להיות נוכחים, למקד את תשומת הלב שלנו באדם שמולנו. כבני אדם, אנחנו מרגישים כשמישהו ״איתנו״ או ״לא איתנו״. מי שנפגש איתנו יעריך גם את הזמן שאנחנו מקדישים רק לו.
_______________________________________________________________
נכתב על ידי גלעד ניומן, מנכ״ל דייל קארנגי ישראל. מדריך בכיר ב-10 שנים האחרונות בדייל קארנגי, מומחה בתחומי פיתוח מנהיגות למנהלים, דיבור מול קהל, שירות לקוחות ומכירות ותקשורת בין אישית.