פרויקט בלתי מתוכנן נוחת על השולחן שלכם.
אתם מתחילים לעבוד על זה מיד ותוך כמה דקות המנהל שלכם נכנס לעשות צ'ק אין מהיר ומפריע לכם. כמה דקות לאחר מכן, נכנס דוא"ל על פרויקט אחר שמצריך מכם שניה להתפנות ולקדם את הפרויקט.
ארוחת הצהריים מגיעה, ואחריה ישיבת צוות שבה תקבלו החלטות חדשות לגבי פרויקט הבוקר (שעכשיו קיבלתם במייל).
סיימתם לאכול, חזרתם לשולחן ואתם מנסים למיין את המשימות שלכם כדי להמשיך בעבודה.
עד סוף היום, הפרויקט ההוא שנחת על השולחן לא התקדם לשום מקום......
מכירים את הסיפור? נשמע מוכר? זהו אפקט הדומינו של ניהול זמן גרוע.
החשיבות של מיומנויות ניהול זמן
ניהול זמן מועיל לעובדים ולעסק בכללותו. ניהול זמן טוב מתבטא כאשר העבודה מתבצעת:
בזמן
באיכות גבוהה יותר
תפוקה גבוהה יותר של עבודה במשך אותו הזמן
יעילות מוגברת
פחות לחץ של עובדים
הזדמנויות לקידום קריירה
שיפור באיכות החיים הכללית
אבל מחקרים על ניהול זמן מראים כי לכ-82% מהעובדים אין מערכת מתאימה במקום העבודה לנהל את הזמן והמשימות שלהם, או שהם לא יודעים איך לנהל את הזמן, או שהם נוקטים בפילוסופיה של "אני אסתדר עם הדברים כשהם יקרו." או כמו שאומרים בעברית צחה "יהיה בסדר". ישנם גורמים רבים לניהול זמן גרוע, כפי שנראה המפורטים בטעויות הנפוצות להלן.
תשע טעויות נפוצות בניהול זמן
1. דחיינות
לפעמים, התרחקות ממשימה יכולה להיות מועילה לבהירות. אבל דחיינות בבסיסה היא הימנעות, לא יצירה או התקדמות. דחיינות יכולה לקרות כאשר איננו בטוחים בצעדים הבאים שלנו או כאשר אנו חוששים להיכשל במשהו חדש. זה יכול להתבטא בצורה של חרדה, דיכאון, דכדוך, הערכה עצמית נמוכה, ועוד.
כיצד להימנע מכך: חלוקת פרוייקטים גדולים למשימות קטנות הניתנות לניהול מפחיתה את תחושת ההצפה. תוכנה לניהול פעילויות מסייעת להתוות פעילויות פרוייקט ומועדים סופיים כדי להמשיך בעבודה. עבודה משותפת היא גם כלי נהדר למאבק בדחיינות בדיוק כמו שכל אחד חייב להיות אחראי, להגיע לעבודה ולבצע אותה בזמן ובמקום מסוימים.
2. אי קביעת סדרי עדיפויות
זמן הוא משאב יקר שיש לנצל אותו בהתאם, המשמעות היא לתעדף. ייתכן שעובדים לא יצליחו לתעדף עקב חוסר ידע כיצד להקצות ערך לפעילויות. או שזה יכול להיות תוצר של סדרי עדיפויות לא ברורים של מנהלים, דירקטורים ומנהלים בכירים. לימוד מערכות ניהול זמן חדשות יכול לעזור לעובדים להעריך משימות ולתעדף טוב יותר.
כיצד להימנע מכך: רישמו את כל מה שצריך לעשות לפרק זמן נתון (באותו יום, באותו שבוע וכו '). השתמשו במערכת דירוג, כגון הקצאת כל פעילות A, B או C כדי לציין אם היא בעדיפות גבוהה, בינונית או נמוכה. התחילו בפעילויות A (עדיפות גבוהה) ולאחר מכן עיברו לפעילויות B ו- C שלך בהמשך היום. גם אם לא הספקנו הכל, לפחות את הדברים הכי משמעותיים הספקנו.
3. ניהול הסחות דעת
בין אם מדובר בעמית לעבודה שעבר ליד השולחן שלנו במשרד או פנה אלינו באחת הקבוצות המקוונות בזמן שאנחנו עובדים מהבית, הסחות דעת מאחרים הן תופעה נפוצה מאוד. המשמעות היא שמתוך כל טעויות ניהול הזמן, זו יכולה להיות הקשה ביותר לתקן. עובדים אינם יכולים לשלוט מתי התראות מופיעות בטלפונים שלהם או מתי אחרים שולחים להם הודעות דוא"ל או הודעות. מה שאנחנו יכולים ללמוד לשלוט הוא התגובה ההתנהגותית שלנו לכל הסחת דעת כשהיא מופיעה.
כיצד להימנע מכך: השתיקו התראות בטלפונים, בהודעות דוא"ל ובמערכות העברת הודעות כשאתם מבצעים עבודה רצינית שדורשת ריכוז. הגדירו מצב שקט או אפילו סגרו את זמן הפגישה עם עצמכם בלוח השנה הרשמי כדי שכולם ידעו שאתם עסוקים בפרק זמן זה. יש קומץ של תגובות מנומסות זמינות ל"גרוש" אנשים שעלולים לנסות להטריד אתכם.
4. תכנון לא נכון
האם אי פעם הסכמתם לתאריך יעד רק כדי לגלות שהפרויקט דורש עבודה כפולה ממה שציפיתים? תכנון לא נכון יכול לפגוע בכל אחד ולחבל בנו ומהיכולת שלנו לנהל זמן טוב יותר. תכנון לא נכון קשור גם לשיטות גרועות של קביעת מטרות.
כיצד להימנע מכך: ודאו שיש לכם את כל המידע לפני שתסכימו לפרוייקט. היו הגיוניים בהערכת היכולת שלכם לסיים את העבודה בזמן שהוקצב לכך. אם אינכם מצליחים להימנע מבעיית ניהול הזמן המסובכת הזו, דרך הפעולה הטובה ביותר הבאה היא להודות בטעות שלכם במהירות ובהדגשה. הסבירו את החישוב השגוי והתאימו לתאריך יעד חדש של הפרוייקט.
5. התחייבות יתר
יש הרבה מה לומר על ההזדמנויות שאנחנו יוצרים לעצמנו על ידי כך שאנחנו אומרים "כן". יש גם הרבה צרות שאנחנו יכולים להסתבך בהן כאשר אנו אומרים כן ליותר מדי דברים וליצור מחויבויות יתר. עובדים עם מוטיבציה פנימית גבוהה נוטים לקחת על עצמם עבודה נוספת והם יכולים לשרוף את עצמם. כאשר אנו זורקים יותר מדי כדורים באוויר, אנחנו נפספס כמה מהם וזה יכול להפיל את הכל.
כיצד להימנע מכך: דעו את המגבלות שלכם והבינו כיצד מגבלות אלה עשויות להשתנות בכל זמן נתון בהתבסס על הפרויקטים האחרים שיש לכם על הצלחת או אפילו על הרווחה האישית שלכם. מנהלים צריכים להיות מודעים לעובדים שלוקחים על עצמם יותר מדי ולהתערב כדי לתמוך או אפילו להשתלט אם העובד הזה מחויב יתר על המידה.
6) ניהול הגישה והמתח
יותר עובדים נשחקים כיום מאי פעם. גישה שלילית בבוקר יכולה להתדרדר יותר ויותר ככל שהאתגרים של היום מופיעים. כשאנחנו רגישים, המוח שלנו מסוגל פחות להתמקד במשימה שלפנינו. הרווארד ביזנס ריוויו מאשר זאת עם ממצאים שגילה על פני עשור של מחקר כי גישה רעה יכולה להשפיע ישירות על היבטים כגון ביצועים פיננסיים והיעדרויות מהעבודה.
כיצד להימנע מכך: לקחת הפסקות במהלך היום. ככל שתהיו מוצפים ורגשיים יותר במהלך היום, כך תהיו פחות פרודוקטיביים ויעילים בעבודה. נצלו את הזמן כדי לעשות מדיטציה, לשאוף קצת אוויר צח, להתכרבל עם חיות המחמד או הילדים שלכם, או כל דבר שיספק הקלה מהעבודה הממוקדת שלכם. מנהלים יכולים לעזור לקדם את רווחת העובדים בדרכים רבות, החל מבדיקה עם כל עובד וכלה בקידום הטבות בריאות החברה.
7. ריבוי משימות
שנים של מחקרים הוכיחו שוב ושוב שריבוי משימות אינו ניצול יעיל של הזמן שלנו. עקב הסחות, משימות אורכות יותר זמן, אנחנו מאבדים את המיקוד, ואנחנו עושים יותר טעויות ממה שהיינו עושים אם היינו מתרכזים בדבר אחד.
כיצד להימנע מכך: התמקדו בפרוייקט אחד בכל פעם ורק בשלב אחד של הפרויקט הזה בכל פעם. שלבו זאת עם צמצום הסחות דעת ותוכלו להימנע מריבוי משימות. מנקודת מבט תפעולית, יישום פתרונות בינה מלאכותית עשוי לסייע בהקלה על עומס העבודה של העובדים, ובכך להפחית את הצורך בריבוי משימות.
8. עבודה בממשק עם הרבה אנשים
כאשר פרויקטים דורשים ממשקים מסובכים של אנשים שכל אחד מהם אחראי לחלקים שונים שמשתלבים זה בזה, התיאום יכול לקרוס. העובדים ייאלצו לבזבז זמן אם האדם שאחראי לצעד שבא לפניהם טרם השלים את עבודתו. פסי ייצור צריכים לפעול ביעילות, וזה אומר שיש את האנשים הנכונים בכל שלב של הפרוייקט.
כיצד להימנע מכך: דאגו לצוותי פרוייקטים פשוטים ויעילים. הימנעו מהאצלת חלקים של משימה שלמה על אנשים רבים מדי. ייתכן והחברה תצטרך לבחון מקרוב את התהליכים שלהם וניהול הצוות שלהם.
9. חסרים משאבים
עובדים שאין להם את המשאבים המתאימים כדי להשלים את המשימות הנדרשות מהם בסופו של דבר מבזבזים זמן כשהם מסתובבים סביב עצמם. מחסור זה יכול להתבטא בכספים, מידע, או אפילו בקבלת רשות להתקדם.
כיצד להימנע מכך: מנהלים חייבים לוודא שהעובדים מוסמכים לקבל החלטות ויש להם את המשאבים (כספים ומידע) כדי להתקדם עם הפרויקטים. עובדים יכולים לדרוש בקול את מה שהם צריכים כדי להשלים את הפרויקט.
ניהול זמן לא רק גורם לפרויקטים להמשיך להתקדם על מנת שיושלמו בזמן, אלא גם יכול לעזור לעובדים להיות פרודוקטיביים יותר, להפחית את הלחץ, ולמנוע שגיאות עבודה. אם אתם רוצים לשפר את ניהול הזמן שלכם או בבארגון שלך, הצטרפו לתכנית הכשרה בניהול זמן של דייל קארנגי עוד היום!
__________________________________________________________