רבים מאיתנו מרגישים כיום עומס יותר, הקורונה לעתים רק הוסיפה וטשטשה של ההבדל בין החיים האישיים והמקצועיים. הנה סדרה של טיפים פשוטים שיכולים ליצר שינוי משמעותי באפקטיביות היומיומית (חשוב ליישם באופן עקבי).
דעו לאן הולך הזמן שלכם – לפני שאנחנו יכולים לנהל את הפעילויות היומיומיות חשוב לדעת באמת, אבל באמת איפה הזמן שלנו מושקע (או מבוזבז). היומן שלנו שהוא כלי הכרחי, לא נותן את כל התמונה.על ידי ניהול של יומן יומי (למשך שבוע שלם לפחות) – מחולק למקטעי רבע שעה, נוכל לדעת כמה זמן אנחנו מבלים בנסיעות, בטלפונים, whatsapp, facebook, הפסקות קפה, פגישות, מיילים, כתיבת מסמכים וכן הלאה. בסוף כל יום נסכם: כמה זמן היו נסיעות, פגישות, טלפונים וכו'. כמה זמן לקח באמת ה"אני רק קופץ לשנייה לקחת משהו." (שנמשך בפועל חצי שעה). רק לאחר שנדע לאן הזמן הלך, ניתן להתחיל לראות איך לשפר את המצב הקיים.
פארטו או עקרון 80\20 – עקרון כלכלי שעובד גם כאן, שאומר למשל ש-20% מהפעילות שלנו תייצר 80% מההכנסות או 20% מאנשי המכירות יביאו 80% מהמכירות וכן הלאה. לכן חשוב לזהות מה הפעולות שאנחנו מבצעים שיביאו לנו את מירב ההכנסות, או התפוקה הכי גדולה. למשל, אם זיהיתי שפגישות מייצרות את מירב ההכנסות (אבל במבט ליומן היומי – אין לי פגישות כמעט) – אני צריך ליצר יותר פגישות. אם אחוז גדול מהיום מושקע במטלות (שלא מביאות הכנסה ומישהו אחר יכול לבצע ולפנות לי זמן לפגישות, אולי כדאי למצוא מישהו שיקח את המטלה הזו ממני.
תקשורת בין אישית – מה? מה הקשר לניהול זמן? חישבו על פגישה או שיחה עם מישהו, שבה הייתם צריכים להסביר משהו כמה פעמים. כמה זמן זה לקח? או כאשר הסברתם משהו ואותו אדם הלך ועשה בדיוק את הדבר ההפוך. כמה זמן נדרש לתקן את זה? כמה זה עלה? כמה זמן נמשכות הפגישות שלכם? כמה זמן אפשר לחסוך אם נעביר את המידע בהרבה פחות זמן ובצורה ברורה יותר. כן, יכולת העברת מסרים – חוסכת הרבה מאוד זמן!
סדר עדיפויות – לסדר כל יום לו"ז – לסדר על פי סדר החשיבות – לוודא שמה שהכי חשוב וקריטי נעשה קודם, לא מה שיותר נח לי לעשות. אולי לא נספיק הכל, אבל לפחות הדברים החשובים ביותר יקרו.
לעבוד בתבניות- לחלק את הפעילויות היומיות שלנו ולחבר בין המטלות. אני צריך לכתוב מיילים, לשוחח בטלפון, לכתוב מסמכים, תצהירים, לקיים פגישות וכו'. אז מחלקים את היום לשעה של מיילים (בשעה הזו לא נדבר בטלפון, אין וואטאספ, לא עונים למיילים נכנסים – רק מתייחסים למיילים שהיינו צריכים לכתוב). שעה לטלפונים (שעה לשיחות יוצאות בלבד – גם הן מוכנות ברשימה לפי סדר החשיבות. כך שאפשר לבצע שיחה אחרי שיחה). לקבץ פגישות אחת אחרי השנייה. במהלך היום גם נוכל לקבוע זמן מסוים לענות על מיילים נכנסים, שיחות נכנסות, וואטסאפים וכו'.הנקודה היא שכאשר אנחנו ממוקדים בפעילות אחת – היכולת שלנו להישאר מרוכזים עולה בצורה משמעותית. אם אנחנו עונים לטלפונים בזמן כתיבת מסמך, הריכוז מופר והאפקטיביות יורדת בצורה משמעותית.
לקבוע זמן לעצמנו – כן אני עסוק, אין לי זמן. אבל לקחת זמן – בין אם זה 15 דקות או חצי שעה שהוא זמן בשבילי – לא לעבודה. המנוחה הזו והזמן בשבילנו נותנת לנו הרבה אוויר לנשימה במהלך היום.
לתכנן בלת"מים – מה זאת אומרת? זה בלת"ם – זה בלתי מתוכנן. כאשר אנחו בודקים את הלו"ז שלנו בפועל, אנחנו יכולים לראות האם במהלך השבוע נכנסו כל מיני בלת"מים.אם אנחנו רואים שבכל יום יש לנו חצי שעה או שעה של פעילויות לא מתוכננות. אנחנו צריכים לבחון: האם זה משהו שאפשר לבטל או אם האירועים הלא מתכוננים הלו מחויבי המציאות. אם הם מחויבי המציאות, כנראה שאנחנו צריכים לקחת בחשבון שכל יום לפחות שעה אחת תוקדש לבלת"ם. כך נמנע מלמלא את היום בעומס גדול מדי, שלא נצליח לעמוד בו. במידה ולא היה אירוע בלתי מתוכנן, בשעה הזו אפשר גם להקדיש לבצע דברים שלא הספקנו או שצריך לטפל, אבל לא בחשיבות גדולה מדי. כך שבכל מקרה ננצל את השעה.
בונוס: רשתות חברתיות – להגדיר זמנים מסוימים בהם נסתכל על ההודעות או הרשת החברתית ורק אז. מהר מאוד נגלה שהרשת החברתית הופכת ממקום של בזבוז זמן שנעלם בחור שחור – לכלי יעיל.
__________________________________________________________