טיפים לניהול פגישות אפקטיביות אונליין

מה הסיבות שלאנשים נמאס מפגישות היום ובמיוחד מהאונליין?

· פגישות ארוכות ולא אפקטיביות

· רצף פגישות ארוך ומעייף

· מצלמות מכובות – לא יודעים מי באמת מחובר ומי לא

· סדר יום לא ברור

· בעיות טכניות

· יותר מדי אנשים בפגישות שלא אמורים להיות שם.

אלה רק כמה דוגמאות. התוצאה היא שאנשים לא ממש מופיעים לפגישה, לא מקשיבים, האפקטיביות יורדת וזה רק יוצר ספירלה שמעצימה את התופעה.

למרות שאנחנו חיים כבר כמעט שנתיים על הזום וה-teams, לעתים מתיחסים לפגישות אונליין כמו פגישות פנים אל פנים. יש הבדל, צריך להתייחס גם לאתגרים וגם ליתרונות של פגישות אונליין. אפשר לעשות הרבה דברים באונליין שאי אפשר פנים אל פנים ולהפך

טיפים לניהול פגישות אונליין (תקפים גם לפנים אל פנים)

• לקבוע אג'נדה לפגישה – אם אפשר לשלוח מראש ולקבל תגובות של המשתתפים. כך אנשים יודעים להגיע מוכנים ומי שאמור להציג גם יודע שהוא אמור לדבר.

• נוכחות – רק מי שבאמת רלבנטי לנושא צריך להיות בפגישה – כך מונעים שעמום.

• להציג את האג'נדה בתחילת הפגישה - לוודא שנקבע כמה זמן יוקדש לכל נושא. לוודא שהנושאים הכי חשובים יעלו קודם. לבקש מהנוכחים להוסיף נושאים שחשוב להם ואז לצרף לסדר היום או לפגישות עתידיות. לעבוד לפי הסדר שנקבע.

• מצלמות דלוקות – מי שנמצא בפגישה חייב להיות עם מצלמה דלוקה (אלא בחריגות של בעיית רוחב פס) – רק כך אפשר לראות את מידת החיבור והמעורבות של המשתתפים.

• פגישות אינטראקטיביות – במיוחד באונליין השיח צריך להיות קצר וממוקד יותר ולשלב יותר כלים: צ'אט, רישום על המצגת, תוכנות לסקרים ולמעורבות: wooclap, Kahoot, Mentimeter וכו'. ולוודא מעורבות של המשתתפים לאורך כל המפגש, לא רק בתור שלהם.

• מעקב – לוודא שבסיום כל פגישה יש סיכום מסודר של הצעדים שינקטו לאחר מכן, מי יבצע, מי אחראי ומה תאריכי היעד לביצוע. כך אנשים יודעים שיש תוחלת לפגישות.

טיפ בונוס: לקיים פגישות קצרות משעה – 45 דקות למשל. לעתים קובעים פגישה של שעה כי כך נהוג. לבדוק באמת כמה זמן נדרש, כך גם נאפשר לאנשים לקחת הפסקות במהלך יום ארוך ולהימנע ממצב שאנשים צריכים לאכול במהלך הפגישה או יותר גרוע, אפילו לא אוכלים לאורך יום שלם. בנוסף גם הסיכוי שיהיו מרוכזים לאורך כל הפגישה עולה.

__________________________________________________________

בדייל קארנגי אנחנו עובדים עם יחידים, קבוצות וארגונים. צוות המומחים שלנו מפיקים תוצאות מדידות, בדגש על מנהיגות, בניית צוותים ויחסים בין אישיים, קורס מכירות, שירות לקוחות, דיבור אל מול קהל, בניית והצגת מצגות וכישורי ניהול חיוניים אחרים.

אנחנו כאן לקדם אתכם גם השנה לטובים יותר, ומוצלחים יותר